6-Months Polytechnic Internship Report 6个月实习生总结报告 (DBI)

6-MONTHS INTERNSHIP FINAL REPORT

6个月实习生总结报告

Renee Yeo Zhi Hui 楊智惠

(A) Summary 总结

I started an internship as Events Marketing Intern at DBI Pte Ltd (Dragon Boat Innovate) which I got to connect with them after my school's final year project (Dragonboat Evolution) and started working with them since 22 August 2019, which is a 6-months internship module ending on 10 February 2020. Before the official start of my internship, during June I was asked to support one of the events that the sister company (Ten20 Events) had which were Facebook Summer Games as one of their Events Management Crew. During the fruitful 6 months internship, I developed various different new skills like events management, planning skills where I know how an event is planned from scratch. I was involved with their planning, preparation, and execution of the projects. Having opportunities to do logistics, and operations helped me with managing people. Not just this but I do designs, digital marketing, and branding, social media management which I get to build a brand (Ten20 Events) on social media. I have gone through the DBI Academy where they train corporate trainers, which can be potentially helping them to run their events. That is when I was given the chance to teach and coach the international clients how to do dragon boating as well using both English and Chinese language. Having the chance to interact and communicate with the corporate people at the same time has helped me develop my social skills. Dragon Boat Innovate has a sister brand event company, known as Ten20 Events. Which started out in 2019, Ten20 Events does non-dragon boat events for other returning clients, such as Dinners & Parties, Team Building, Sports day, Summer Games, Company Retreats and Family day. I was assigned to help them manage their social media accounts such as Facebook and Instagram, which they have yet to develop and come up with ideas to brand their company. It was one of my major tasks during the internship. I have also experienced 8 different major events and many small events in both companies during these 6 months which is very refreshing. I will be sharing my experiences with the events in the latter part of this report. I have also conducted programmes that my company conducts on the basis of learning new ideas and trends in the industry which I have learned quite a number of things that I would like to share in this report in the “issues, trends and development of Industry” section. This internship allows me to widen my horizons, having many opportunities and helps me to develop into a better worker.

(B) 行业概况

活动公司提供专业的活动策划服务，包括活动管理，活动协调，管理与策划 ，供应商管理，活动前后的咨询，场地赛选，布置场地，现场运营，娱乐和 表演，会议，展览，标牌，主题，装饰，样式，人才与司仪以及人力分配。 活动公司本身需要懂得营销和品牌化，经营社交媒体与管理。从而在社交媒 体上建立品牌。而在新加坡以龙舟做为活动公司的买点，并不是很多,不到5 间但还是有竞争力的。有些活动公司像是Fun Empire与我们合作，所以他们 介绍顾客龙舟项目也是我们公司包办。

(C) 行业/部门问题，趋势与发展

新加坡活动行业的主要利益相关者有政府有关当局（例如：新加坡旅游局） ，公共，投资者，供应商，赞助商，媒体和顾客。限时活动，特别活动尤其是大型体育赛事活动像是2010的青年奥运会，在每年4月份有的HSBC Rugby 7s（橄榄球赛）和每年6月份的 DBS Marina Regatta（星展银行滨海湾龙舟赛）都吸引大批的游客和本地人。那么以来新加坡旅游局可以借此机 会宣传我们新加坡有的活动并可以成功吸引游客来旅游。那投资者，赞助商就会选要投资什么活动能让他们获益多，提高品牌的形象和名声等。举办这 些赛事能更改国家/地区图像，产品图像和有关产品购买和旅游的行为意图会 增加。媒体也会报道这些赛事并能令读者在那期间非常感兴趣便购买/阅读/ 游览媒体报道，不止这样也能赚取这些赛事活动的广告费。整个国家的经济 也会随着提升。

目前在做活动的公司跟着科技的进步也慢慢地转向把活动与科技做结合。举 例说明，像是“极速前进” (The Amazing Race) 这游戏各队必须按制作方给出的路线资讯指引环岛，并在赛程中完成规定的任务，以最快完成并准确完成任务以最高分数累计的人获胜。我的公司以前他们策划的“极速前进” (The Amazing Race)是需要非常多的人力资源来完成这项互动游戏。但现在，并 不需要每一个任务地点安排人站在那里等玩家来完成任务拿分数。现在只需 要是有手机的软件“Goose Chase”就可以在地点使用GPS签到拿分数。一个软件就能统计数百人参与的游戏，非常方便简单。 另一个大变化就是和以前来做对比，你会发现很多活动并不会像以前一样满 满的椅子，而现在大多数活动走向较变随性与舒适的活动空间自由。如今， “参与度与互动度”已成为大型活动和小型活动成功的第一指标。而对于活动场地可容纳多少个人以不是关键了。 通过创建一个吸引人的空间来鼓励人与 人之间的互动和交流，为什么要让他们坐下来？当有够位子时，人们变得不 怎么想走动，坦率地说，他们会懒得从椅子上起身去结识其他人。通过减少 座位数量，您就能制造理由让人们走动和他人有所互动，并最终会与他们原 本因为坐着的关系，不会交谈的人而相识。

接下来，我发现的一个目前多个我参加的活动的趋势就是活动管理软件的采 用。现在，市面上出现了多个活动管理应用程序，例如：Aventri, Event Bank, Whova, Jublia等。现在你只需要在应用程序上签到之后使用QR扫码 并可入场，并不用排队，与过去的与会者排队20分钟（在极端情况下为几个 小时）不在活动场所排队的事件不同，事件管理软件显着改善了签到效率。 活动管理软件改变了社区网络的方式，并改善了组织与参与者之间的互动。

最后，让我来分享我在这六个月里发现了有趣的趋势，在龙舟活动这一块的 发现。我听在业界的多位人士与我老板分享的事件，就是现在很多科技大公 司与四大会计师事务所都非常喜欢龙舟，目前像是四大会计师事务所 - 德勤（Deloitte），普华永道（PwC - PricewaterhouseCoopers），安永（EY - Ernst & Young）和毕马威（KPMG）在本地都有龙舟队。而且在里面工作的 人，他们都说当公司看到你的履历表上有龙舟经验时他们都会优先考虑你， 这表示龙舟对于进这些大公司是有一定的帮助。这是因为，这些大公司都非常想要在大型的龙舟赛 (例如：DBS 星展银行Marina Regatta) 上拿到好成绩 ，这对于公司招聘人有帮助。目前，本地脸书公司(Facebook) ，谷歌 (Google)，Shoppee 都组了龙舟队。脸书和谷歌的龙舟队伍是又我们的公司 ，龙创意培训的。这将是对于未来的龙舟赛活动有非常大的影响力，当大企 业加入时会掀起热潮使将来的龙舟赛活动越来越盛行也会对我们公司在行销 上有帮助。

我认为专注在发展“龙舟活动”的我们公司，今年以迈向10周年但和其他一样 开幕10周年的公司比起来，我们的规模可以说是非常小型。因为我们的正职 员工不要包括老板以及实习生的话才那么1位，我们的公司员工流失率平均 每两年离职这算是非常高。这是我们公司面对的最大困难，需要解决方案与 建议。我发现要在单单做龙舟活动的生意并不是非常好做，虽然在新加坡的 对手并非非常多。所以他们才会想要开另一家分公司，赚取其他企业公司活 动的经费。

(D) 公司简介

成立于2010年的DBI私人有限公司（Dragon Boat Innovate，龙创意）是亚 太地区提供以龙舟活动的领导者，由Jason Chen和Gavin Chian一起携手创 立。在龙舟运动的团队建设和合作方面，DBI一直是首选的提供者。在这创 新的活动，适合各年龄，尤其是企业界并吸引了超过80,000多名参与者。龙创意的服务包括，龙舟团队建设活动、龙舟赛、运动会，活动管理服务，供 应商管理，活动前后的咨询，场地选择，现场运营，娱乐与表演，人才与司 仪以及人力分配等。龙创意是亚洲第一个位创造了“龙战”的公司，并将其带到了新加坡，这在那年的报纸与 电视有报道过。他们想将“龙舟作为一种生活方式”而不只是一项运动的概念带给大家。在活动结束后，可以把着美好经历带回去。在这8年来每当星展 银行滨海湾龙舟赛（DBS Marina Regatta）来临时，报纸一直在报道这一年 一度的大型活动，其实最初和星展银行接触并联手举办这200万的项目是我 们的公司，龙创意。这活动吸引了6000位运动员也提供了非常多的新内容给 媒体报道，因为每一年比赛的主题是不一样的。参与者包括很多国际的队 伍。也变成了一个商业的媒体平台，可以让各企业有所交流。不止这样，这 几年来报纸Today，Straitis Times报道的一群穿粉红衣的乳腺癌生存者龙舟队伍(BCF- Paddlers in Pink)也是我们公司的项目，提倡不放弃的精神。 我们公司的角色是用龙舟来拉近与人的距离，并此以创新的点子自造话题， 提供新鲜有趣的内容给媒体报道。

在2019年时，龙创意创立了分公司，Ten20 Events。Ten20 Events主要做 的活动非龙舟有关，这公司策划像似公司日，公司晚会，企业家庭日，夏季运动会，团建活动等。创立Ten20 Events的原因是为了可以满足和鼓励龙创 意的老顾客能够找我们分公司做其他的活动。而为什么不用“龙创意”的名字 继续做那些活动是因为不要让其他人认为这家公司只会做龙舟活动。

(E) 关键成就和学习成果

在DBI担任活动营销实习生的期间，他们培养了我各种不同的技能，例如活 动管理，计划活动，从中学习如何从头开始计划一个活动与执行。我也有机 会参与他们的活动咨询会议以及公司的运营。这帮助我学会管理人, 并参与 计划，准备和执行。不仅如此，我还做翻译像是我们公司的议案讲示 ，设计，营销和社交媒体管理，在社交媒体上建立品牌。 有机会与多个国家的企业人士互动和交流，同时磨练 了我的社交技巧带给我自信心。接下来我会分享几个较大型与特别的活动，4个大型的活动里有“SAFRA 龙战 2019”、“Club HDB 30周年龙舟赛 2019”、 “SAFRAN 龙舟赛 2019”和今年一月的“中华台北龙舟队研习营 2020”。龙创 意还有一些小型活动，我也有参与，我也是“企业龙舟教练”，负责教企业人士如何划龙舟。 此外，我在龙创意的分公司（ Ten20 Events）参与了策划多个活动，像是“Facebook 家庭日 2019” 和 协 调了“Partners Group公司日与晚宴2019（Partners Group Asia Pacific Corporate Day 2019）” 等。 第一个活动是“SAFRA 龙战 2019”，在大巴窑SAFRA举行。我做了活动管理员和比赛的计时员。负责记录这场战争开始结束的时间。 协助“龙战大师”进行龙战，以确保比 赛的公平性和准确性。我参与了助物流运输，包括将龙舟运回淡滨尼SAFRA。学习了怎么协助公司顺利地执行活动，取保一切 顺利。做“龙战”这活动并不容易尤其是助物流运输。

另个活动是“Club HDB 30周年龙舟赛 2019” 我负责 活动的一切设计像是活动的商标，布条，旗子，贵宾的谢礼等。我也是活动管理员，裁判和总计时员。第一次有机会参与龙舟比赛的裁判是一件非常不一样的感觉 ，能看到一个龙舟赛的活动准备前后过程与参与很新鲜。

下一个分享的活动是“SAFRAN 龙舟赛 2019”，这活动是我参与与客户的会 议最多的一个，那时我们的公司员工有变动（Valerie离职），所以我需要与 Gavin,Valerie参与此活动的规划。而策划到活动3星期前时，Gavin活动当天 并不能出席来协调整个活动，因此我是在这活动策划中唯一能帮活动当天的 总执行人也就是我的老板Jason。在这活动，我负责协助Jason来执行当天的 活动。在当天又有突发状况，我们的其中一名实习生在当天完全联络不到， 没有任何信息和消息直到隔天早上。少了一名帮我们执行活动的帮手。我也是负责这活动的布条设计与协调供应商那里，取保我们的活动场地能布置好。我当天也是负责我们请来的活动管理员任务，以及摄影师拍活动的照片。那一天我有比之前更大的义务，协助Jason顺利完成活动。

在我这6个月实习以来，帮助到我最多的是能理解与翻译中英文在我工作 上。我协调了个国际研习营，参与的人有来自新加坡，马来西亚，澳洲，台 湾，香港的企业人士，也有学生和新加坡国家队的40位龙舟运动员。我们在 今年一月的时候举办了“中华龙舟队研习营”， 我全权负责处理课程报名，询问，付款，拍摄影片与照片和翻译课堂资料内 容（PowerPoint 讲示)以及影片翻译，并在中文版的PowerPoint 讲示上加入英文的翻译。 把我在课堂上学的翻译使用在我工作上，这对我来说是个优势。因为在现在的公 司，他们并没有能够中英翻译的人来做此工作，而刚好我有在划龙舟，很多 龙舟的用语我能够理解与准确翻译它的内容。在那3天的研习营，我也担任翻译的工作与Gavin携手一起把课堂内容翻译给那些听不同中文的参与者。 除此之外，我还帮这研习营设计宣传海报和布条。我认为这活动是这六个月中做得最自豪的一个，非常感谢有次机会协 调与执行这活动。

我们分公司Ten20 Events在10月份的时候和Facebook合作，并当天现场营 运他们的“Facebook 家庭日 2019”。我们在前一 天帮他们布置场地，移动家具，便在整个公司的尖角落和地板铺上了婴儿垫和进行消毒。我们人手就只有4人，但Facebook公司有4层楼，做起来非常 辛苦。老板们说其实应该是有另一家公司处理这些工作，但因沟通上出现了 问题变成我们在做。我们有个小摊给小朋友们可以试玩遥控电动车，我是负责设计那遥控电动车的跑道与布置。当天我们大家在Facebook公司到处跑，帮忙Facebook的职员处理需要帮忙的东西，最后活动完成后就是收拾场地，帮他们处理物流相关的事。从这活动我学到了和客户的沟通是非常重要的，需要多此商量后动内容并加以考量所有的小细节才不会因此导致这样的沟通问题。

最后是其中我协调的最大“Partners Group 公司日与晚宴2019”，300名参与者来自世界各地，包括新加坡，中国，日本，韩国，印度和澳洲等国家。我们的网上派对主题是“航空的黄金时代”，所以很 多设计是我一手包办，设计了一系列与主题有关的道具等。我们工作人员所穿的工作服也是我替整队量身定做，服装上面有我跟着派对主题设计的会章。我们的“Partners Group 公司日与晚宴2019”，分为两 组的成员，一、负责早上的LaSalle会议研讨会活动，二、负责晚上的晚宴派对在Wings Over Asia，而我是负责晚上的舞台监督经理部分。这晚宴7点开始一直到凌晨 2点才结束。场地的布置是从前一天的下午开始直到晚上9点才布置完毕, gavin和我与家具供应商、布置供应商以及灯光效果供应商等协调。我负责布 置我们特别准备给客户的道具桌，我加入了小细 节。这是我们分公司，其中最大笔的项目。

我学到了就是当我做设计的时候，老板们喜欢看多一些不同的设计构思与能 让他们从中来赛选他们喜欢的设计。我认为我在与企业人士或是他人交流对 话的自信有在这6个月里提升了不少，要敢于发言和比较婉转的说话方式来 交流是对任何事有帮助的。此外，在这六个月，我也看到了不同人的工作方 式，这让我能过更加理解在社会上工作是怎么样的。

我认为我们课堂学的翻译非常能使用在我们的工作行业上，并能让我们读华 文传媒系的学生是其他公司的首选。我们华文传媒系的学生已经在学校里被 训练有基本的基础像是怎么在社交场合上如何得体展现自己，应该怎么与企 业人士交谈，这在 Business Communication 有学到。多年来培训我们使用 不同的软件例如 Adobe Creative Suite，在设计方面和营销上帮助到我许多。

(F) 建议

在经历了6个月的实习后，我看到了我的不足也想到了一些在将来能帮助到 学弟妹的一些建议。我们在第二年修公共关系科目时候办了音乐会。但是我 认为并没有非常有效率地让我们学习到怎么办一个活动。并不是每个同学能 够做到每一个部分像是发电邮（怎么写一封企业电邮）和与合作伙伴（场地，赞助商，表演者等）有机会接触并参与会议和讨论。我建议可以让每个学 生体会写合作电邮为一个小作业，这能让他们更加了解自己在做什么。我认为有机会参与和合作伙伴的会议能够非常好地活动详情与理解应该怎么与那 些不同的伙伴探讨活动的内容与细节，这会使我们学生能够更加好理解自己 应该做什么与注意到一些小细节。之后才能在我们工作上使用学到的技巧与 观察，就会更好在工作上帮到同事与老板。

在这活动行业中，我认为不可以单一做某个活动而已，需要做多一些不同的 活动才能与其它公司竞争，要有稳定的员工呆在公司处理运作，也要不断地创新才有可能继续保留顾客以及吸引新顾客上门。在之前提到有关员工流失 的问题，我认为目前的公司可以提高正式员工的福利并付加班费以时薪来计 算会比较好而不是在周末加班十几个小时只补50元。因为员工才会比较愿意 来帮公司周末的活动。

对与活动公司来讲，品牌形象要非常良好，让新顾客知道你公司的纯在与有 什么样的服务可以提供给他们。要怎么让新顾客上门的方法有在网络上搜索 引擎像是Google, Bing等能轻易找到你的公司。有一种营销就是搜索引擎营销 (Search Engine Marketing)，搜索引擎营销是网络营销的一种形式，它涉 及网站的推广，主要是通过付费广告来提高网站在搜索引擎结果页面中的知名度。所以，我认为等公司能使用这方法让你的公司性质特征有关键词就能 找到你的公司。例如：我们的公司， 龙创意做的是团体建设活动，所以就应 该用“团体建设活动”，这关键词就能找到我们公司。那要花上一笔费用来登 上首页面。以上是我对这行业的建议。